Artikel-Workflow für Google+ Seiten umsetzen

Mittlerweile gibt es ja die Möglichkeit, für eine Google+ Seite mehrere Administratoren zu definieren. Nutzt man diese Möglichkeit, dann stellt sich bei einigen Firmen meist die Frage, wie man die Verwaltung der Seite bzw. das Veröffentlichen von Artikeln organisiert.

In Google+ gibt es aktuell keinerlei Berechtigungssystem, so dass jeder Administrator die Seite anpassen kann und auch als Autor Beiträge jederzeit erstellen kann. Ein Workflow – z.B. zur internen Freigabe von Artikeln – lässt sich derzeit also nur organisatorisch abwickeln.

Für diejenigen, die solch einen Workflow nutzen wollen, habe ich mir mal eine mögliche Vorgehensweise ausgedacht. Grundsätzlich könnte man für den Fall, dass Artikel nur nach einer Freigabe veröffentlicht werden dürfen, auch nur einen Administrator für eine Google+ Seite anlegen. In diesem Fall würden die Autoren die Artikel z.B. per Mail an den Administrator der Seite senden und dieser erstellt dann den eigentlichen Beitrag.

In meiner Vorgehensweise möchte ich aber Google+ selbst für einen Artikel-Freigabe-Prozess verwenden, so dass die Artikel von den jeweiligen Autoren selbst auf der Google+ Seite erstellt und veröffentlicht werden können.

Vorbereitungen für einen Freigabe-Prozess

Freigabe Workflow - Freigabe Kreis

Zunächst sind natürlich alle potentiellen Autoren als Administratoren der Seite zu definieren. Diese sollten dann die Google+ Seite auch in ihre Kreise aufnehmen. Denn nur so, kann man mit einem Administrator einen Beitrag teilen.

Nun erstellen wir noch einen Kreis “Artikel Freigabe”. Diesem Kreis ordnen wir die Personen zu, die einen Artikel freigeben können.

In unserem Prozess haben wir also quasi zwei Benutzergruppen. Die Autoren können Beiträge erstellen und diese veröffentlichen. Ein oder mehrere Administratoren bekommen die Rolle “Freigabe Manager”. Diese Nutzer dürfen einen Artikel zur Veröffentlichung freigaben.

Der Workflow ist also recht einfach gehalten und besteht aus der Erstellung des Artikels (Entwurf), der Prüfung des Artikels, der Freigabe bzw. Nachbesserung und schließlich der Veröffentlichung.

Einen Artikel zur Prüfung einreichen

Möchte ein Autor einen neuen Artikel erstellen, dann kann dies direkt als Beitrag in Google+ erfolgen. Damit kann der Autor den Artikel bereits entsprechend gestalten. Hierzu meldet er sich auf der Google+ Seite an und teilt den Artikelentwurf dann nur mit dem Kreis “Artikel Freigabe”.

Jeder “Freigabe Manager”, der nun dem Kreis zugeordnet ist, bekommt den Artikel in seinem persönlichen Stream zur Ansicht und sieht ihn natürlich auch innerhalb der Google+ Seite. Filtert man den Stream der Google+ Seite mit dem Kreis “Artikel Freigabe”, kann man direkt sehen, welche Artikel zur Freigabe anstehen.

Innerhalb des Artikels sollte der Autor sich noch selbst erwähnen, damit ersichtlich wird, wer den Artikel geschrieben hat. Dies kann man zum Beispiel unterhalb eines Titels oder am Ende des Beitrags machen. Auch für die späteren Leser könnte das interessant sein.

Freigabe Workflow - Artikelentwurf

Kommentare für die Erfassung von Zusatzinfos nutzen

Eventuell möchte man als Autor dem “Prüfer” noch ein paar Zusatzinformationen mitgeben. Interessant wäre vielleicht, wann der Artikel veröffentlicht werden soll und ob er öffentlich geteilt oder an einen Kreis gesendet werden soll.

Dies Infos kann man als Autor direkt als Kommentar erfassen. Das hat den Vorteil, dass man im Beitragstext selbst nichts ändern muss.

Gibt es vielleicht mehrere Prüfer und soll der Beitrag von einem ganz bestimmten “Freigabe Manager” freigegeben werden, dann kann man diesen auch im Kommentar erwähnen. Das hat den zusätzlichen Vorteil, dass derjenige dann auch über die Benachrichtigungsfunktion informiert wird.

Wird kein Freigabe Manager erwähnt, sollte sich der Prüfer bei seinem ersten Prüfkommentar selbst erwähnen. Zum Beispiel in der Form “Freigabeprüfung durch: “+Jürgen…”.

Dies hat den Vorteil, dass einerseits bekannt ist, wer die Prüfung vornimmt und man ab diesem Zeitpunkt die folgende Kommunikation immer mit dem eigenen Google+ Profil machen kann. Dadurch wird dann in den Kommentaren immer direkt ersichtlich, wer den jeweiligen Kommentar geschrieben hat.

Weiterhin bekommt man immer eine Benachrichtigung, wenn ein neuer Kommentar zu einem Artikelentwurf erstellt wurde.

Freigabe Workflow - Artikelinfos

Prüfergebnisse und Statusinfos in Kommentaren erfassen

Die Kommunikation zu dem erstellten Artikelentwurf kann theoretisch komplett über die Kommentarfunktion abgewickelt werden.

Hat der Freigabe-Manager ein paar Anmerkungen zu dem Artikel, dann erstellt er einen entsprechenden Kommentar, der dann wiederum vom Autor als Kommentar beantwortet werden kann.

Freigabe Workflow - Prüfung

Bei Bedarf können auch noch weitere Personen einbezogen werden, in dem man diese in den Kommentaren erwähnt.

Der letzte Kommentar würde dann die Freigabe enthalten. Hierbei könnte vom Freigabe Manager zum Beispiel nochmals der Zeitpunkt und die Adressaten bestätigt werden.

Freigabe Workflow - Artikelanpassung+Freigabe

Artikel veröffentlichen

Ist der Artikel freigegeben worden, dann kann der Autor den Artikel nun über die Google+ Seite teilen. Hierbei kommt man nun leider nicht darum herum, den Artikel nochmals neu zu erstellen. Der Autor kopiert also den Inhalt aus dem Artikelentwurf und fügt ihn in einen neuen Beitrag ein. Entsprechend der Freigabe gibt er dann die Adressaten an und teilt den Artikel über die Google+ Seite.

Artikelentwürfe löschen oder archivieren

Ist ein Artikel veröffentlicht worden, dann kann man den Artikelentwurf grundsätzlich wieder löschen. Möchte man aber nachträglich noch den Freigabeprozess eines Artikels nachvollziehen, dann sollte er nicht sofort gelöscht werden.

Idealerweise definiert man, dass nur die Freigabe-Manager ältere Artikelentwürfe löschen dürfen.

 

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